मेमोरैंडम एक लैटिन शब्द है जिसका अर्थ है "याद रखने वाली बात" । रॉयल स्पैनिश अकादमी (RAE) के अनुसार, अवधारणा की कई परिभाषाएं और उपयोग हैं।

एक ज्ञापन, इसकी बुनियादी स्वीकृति में, एक रिपोर्ट है जो कुछ निर्धारित करता है जिसे किसी विशेष मुद्दे या कार्रवाई के लिए ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह एक नोटबुक या नोटबुक भी हो सकती है जहां किसी व्यक्ति को याद रखने वाली चीजें सूचीबद्ध हैं।

राजनयिक दुनिया में, एक ज्ञापन स्मृति और नोट की तुलना में कम प्रभावी होता है, जो उन तथ्यों और कारणों को याद करता है जिन्हें सबसे महत्वपूर्ण मामलों में ध्यान में रखा जाना चाहिए। आमतौर पर, राजनयिक ज्ञापन पर हस्ताक्षर नहीं किए जाते हैं।

अंत में, RAE यह भी स्पष्ट करती है कि एक ज्ञापन एक नोट का उल्लेख कर सकता है जो उसी संस्था या कार्यालय के किसी व्यक्ति को या किसी बैंक रसीद को हाथ से भेजा जाता है।

यद्यपि सही शब्द एक ज्ञापन है, वर्तमान में इसे आम तौर पर ज्ञापन, मूल शब्द के बहुवचन ( ज्ञापन ) की व्युत्पत्ति द्वारा बदल दिया जाता है।

दूसरी ओर, ज्ञापन शब्द का उपयोग अक्सर कार्यालय के लिए एक पर्याय के रूप में किया जाता है। यह एक आधिकारिक या प्रोटोकॉल प्रकृति का एक दस्तावेज या लिखित संचार है जिसका उपयोग अधिकारी करते हैं। इसका कार्य उच्चतम प्रशासनिक निकायों से संबंधित है।

इस प्रकार के एक कार्यालय का उपयोग डिस्पोजल, प्रश्नों, आदेशों और रिपोर्टों को संप्रेषित करने के लिए किया जाता है। यह दूसरों के बीच निमंत्रण, बधाई, सहयोग और कृतज्ञता के कार्यों को भी पूरा करता है। कार्यालय के कई हिस्से पहले से ही निर्धारित हैं, जैसे लेटरहेड, नंबरिंग, विषय, संदर्भ और शरीर।