घटकों के सेट जो एक दूसरे के साथ बातचीत करते हैं और परस्पर जुड़े होते हैं, सिस्टम कहलाते हैं । दूसरी ओर, प्रशासनिक वह है जो प्रशासन से जुड़ा हुआ है (संसाधनों को प्रबंधित करने या व्यवस्थित करने का कार्य)।
एक प्रशासनिक प्रणाली, इस अर्थ में, आमतौर पर अलग-अलग मॉड्यूल होते हैं । प्रत्येक मॉड्यूल आपको एक अलग कार्य पूरा करने की अनुमति देता है: एक चालान बनाएं, संग्रह के लिए रसीद जारी करें, एजेंडे को व्यवस्थित करें, आय रिकॉर्ड करें और एक संतुलन का खर्च, सूची या स्टॉक को नियंत्रित करें, आदि।आइए एक उदाहरण के साथ देखें कि एक कंपनी एक प्रशासनिक प्रणाली के साथ कैसे काम कर सकती है। मान लीजिए कि उपकरण बेचने वाली कंपनी एक ग्राहक से एक ऑर्डर प्राप्त करती है जो एक ब्लेंडर खरीदना चाहती है। कंपनी की प्रशासनिक प्रणाली में, एक कर्मचारी खरीद को पंजीकृत करेगा, चालान जारी करेगा और उत्पाद के शिपमेंट को शेड्यूल करेगा। स्वचालित रूप से, प्रशासनिक प्रणाली कैलेंडर में एक चेतावनी उत्पन्न करेगी ताकि शिपमेंट पूरा हो जाए और, एक बार पंजीकृत होने के बाद, यह इन्वेंट्री उत्पाद की एक इकाई को कम कर देगा। जब ग्राहक अपना आदेश प्राप्त करता है और उसे भुगतान करता है, तो ऋण को रद्द करना और धन की आय प्रशासनिक प्रणाली में दर्ज की जाएगी।
प्रत्येक कंपनी के बजट के आधार पर, एक प्रशासनिक प्रणाली खरीदते समय दो विकल्प होते हैं: एक डेवलपर को खरोंच से इसे निर्धारित करने के लिए किराया, कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए; बाजार में कई मौजूदा पैकेजों में से एक का लाभ उठाएं। यदि आप इस अंतिम विकल्प को चुनते हैं, तो आप कई मुफ्त विकल्पों में से एक चुन सकते हैं या अधिक शक्तिशाली और पूर्ण प्रणाली का उपयोग करने के लिए मासिक शुल्क का भुगतान कर सकते हैं।