खरीद ऑर्डर या ऑर्डर नोट एक दस्तावेज है जो एक खरीदार एक विक्रेता को कुछ माल का अनुरोध करने के लिए वितरित करता है। यह खरीदी जाने वाली राशि, उत्पाद का प्रकार, कीमत, भुगतान की स्थिति और वाणिज्यिक संचालन के लिए अन्य महत्वपूर्ण डेटा का विवरण देता है।

उदाहरण के लिए: "जुआना, मार्टिनेज से खरीद ऑर्डर लें और वह ऑर्डर तैयार करें जो एक घंटे में उठाया जाएगा", "एक खरीद ऑर्डर सिर्फ 5, 000 डॉलर के मूल्य के लिए आया है", "मुझे समझ नहीं आया कि क्या हुआ: कंपनी ने मुझे बताया कि उन्हें कभी भी खरीद का आदेश नहीं मिला । "

सामान्य तौर पर, खरीद आदेश में जगह और जारी करने की तारीख, खरीदार और विक्रेता का नाम और पता, कर की जानकारी, ऑर्डर किए गए सामान का विवरण और भुगतान और वितरण की स्थिति का उल्लेख होता है। यह स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है कि यह दस्तावेज़ चालान के रूप में मान्य नहीं है।

खरीद आदेश में कम से कम एक डुप्लिकेट है, क्योंकि मूल विक्रेता को वितरित किया जाता है, जबकि खरीदार डुप्लिकेट रखता है। इस तरह, दोनों के पास ऑपरेशन का सबूत है जो निर्दिष्ट किया जाएगा: खरीदार, यह दर्शाने के लिए कि उसने क्या अनुरोध किया है; विक्रेता, ऑर्डर तैयार करने और बिलिंग प्रक्रिया शुरू करने के लिए।

यह संक्षेप में कहा जा सकता है कि खरीद आदेश कुछ उत्पादों के लिए एक सहमत मूल्य पर और कुछ भुगतान और वितरण शर्तों के साथ एक लिखित अनुरोध है । यह एक प्राधिकरण है कि खरीदार सामान की खरीद के लिए चालान के साथ प्रस्तुत किया जाता है।

यह एक खुली खरीद के आदेश के रूप में जाना जाता है जिसकी वैधता तब तक रहती है जब तक इसका जारीकर्ता इसे स्पष्ट रूप से रद्द नहीं करता। यह उल्लेख किया जाना चाहिए कि यह कुछ विशिष्ट कारणों से भी हो सकता है, जैसे कि तथ्य यह है कि इसमें शामिल संपत्ति अब मौजूद नहीं है, या यह कि इसकी बाजार कीमत समझौते की शुरुआत में स्थापित सीमा से अधिक हो गई है। खुली खरीद आदेश का उपयोग करने से व्यवसायों को कई फायदे मिलते हैं, जिनमें से कुछ नीचे दिए गए हैं:

* सबसे पहले, खरीद आदेश कर्मचारियों के लिए उचित इन्वेंट्री स्तरों की गणना करना आसान बनाता है, साथ ही उन्हें नए सप्लाई ऑर्डर बनाने के लिए आवश्यक होने पर अधिक सटीक रूप से पता लगाने में मदद करता है। खरीदार के पक्ष में, यह आपको बचत उपायों के उपयोग के माध्यम से अधिक कुशल लागत नियंत्रण लेने की अनुमति देता है, जैसे कि एक समय-समय पर इन्वेंट्री;

* प्रदाताओं को पता चल सकता है कि प्रतिस्पर्धियों को बोली लगाने के लिए किसी व्यवसाय में समान अवसर हैं या नहीं। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि खरीदार के लिए कीमतें जितनी अधिक सुविधाजनक होंगी, उतनी ही अधिक प्रतिस्पर्धा होगी। इसके अलावा, यह उसके लिए और अधिक अनुकूल अनुबंध प्राप्त करने के लिए, वार्ता में अधिक बल के साथ उसे प्रभावित करने के लिए दरवाजे खोलता है;

* यह देखते हुए कि एक खुले खरीद आदेश की कीमतें एक निश्चित अवधि के लिए स्थिर रहती हैं, यह संभावित मुद्रास्फीति का मुकाबला करने का कार्य करता है;

* मूलभूत बिंदुओं में से एक यह निश्चितता है कि इस प्रकार का आदेश आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों को सेवाओं और सामानों की लागत के बारे में प्रदान करता है। मूल्य, मात्रा, भुगतान की शर्तों और वितरण आवश्यकताओं के बारे में गारंटी की एक श्रृंखला है जो दोनों पक्षों के लिए शांति पैदा करती है;

* आपूर्तिकर्ताओं को यह आश्वासन देता है कि वे समय-समय पर एक निश्चित आय अर्जित करेंगे;

* जब ऑर्डर काफी परिमाण का हो और खरीदार एक महत्वपूर्ण कंपनी हो, तो विक्रेता क्रेडिट लाइन बनाने के लिए खुली खरीद के आदेश का उपयोग कर सकता है;

* ऑर्डर देने के लिए आवश्यक समय कम हो जाता है, क्योंकि खरीद प्रक्रिया खुले आदेश में एन्कोडेड है, जो खरीदारों को अन्य मुद्दों के साथ उस समय का उपयोग करने की अनुमति देता है।