नौकरी के विवरण का विचार श्रम क्षेत्र में उन दस्तावेजों को संदर्भित करने के लिए उपयोग किया जाता है जो प्रत्येक कार्य के लिए निहित कार्यों और जिम्मेदारियों को विस्तृत करते हैं । आवश्यक आवश्यकताएँ, विकसित करने के लिए गतिविधियाँ, निष्पादन की गुंजाइश और एक संगठन में विभिन्न पदों के बीच संबंध कुछ ऐसे डेटा हैं जो इस प्रकार के प्रलेखन का हिस्सा हैं।
नौकरी विवरण एक उपकरण है जिसे कंपनी को प्रभावी ढंग से एक कर्मचारी भर्ती प्रक्रिया विकसित करना है। स्थिति से संबंधित सब कुछ लिखित रूप में प्रस्तुत करके, उम्मीदवार पहले से ही ठीक से जानते हैं कि कंपनी को क्या चाहिए और यह कार्यकर्ता को क्या प्रदान करता है।
नौकरी विवरण के साथ, संक्षेप में, सही आवेदकों को आकर्षित करना है, चयन प्रक्रिया के लिए आवश्यक समय को कम करना। दूसरी ओर, दस्तावेज़ स्थिति को परिभाषित करता है और कर्मचारी को संदर्भ के एक फ्रेम के साथ प्रदान करता है जो आश्चर्य और गलतफहमी से बचा जाता है।
यद्यपि इसके विकास के लिए कोई विशिष्ट नियम नहीं हैं, नौकरी विवरण में कुछ डेटा शामिल होने चाहिए, जिन्हें बुनियादी माना जाता है। स्थिति का शीर्षक, कंपनी की संरचना में इसका स्थान , इसके पदानुक्रमित वरिष्ठ, कार्रवाई का दायरा, मिलने वाले उद्देश्य, आवश्यक प्रशिक्षण और पारिश्रमिक कुछ ऐसे आइटम हैं जो नौकरी विवरण में गायब नहीं हो सकते हैं।
यह जोर देना महत्वपूर्ण है कि, एक भर्ती प्रक्रिया में इसकी उपयोगिता से परे, नौकरी का विवरण एक आंतरिक गाइड के रूप में भी कार्य कर सकता है , क्योंकि यह काम को सही ढंग से विभाजित करने, जिम्मेदारियों को सौंपने और कार्यों को परिभाषित करने की अनुमति देता है।
मोटे तौर पर, हम कह सकते हैं कि नौकरी के विवरण के तीन मूलभूत उद्देश्य हैं:
* उम्मीदवारों को आकर्षित करें : जैसा कि ऊपर कहा गया है, किए जाने वाले कार्यों के विवरण में और आवश्यकताएं उन लोगों के लिए महत्वपूर्ण हैं जो संसाधन विभाग से संपर्क करने के लिए कंपनी की अपेक्षाओं को पूरा करने में सक्षम महसूस करते हैं। साक्षात्कार लेने के लिए मानव (एचआर)। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि उम्मीदवार बाहरी और आंतरिक दोनों हो सकते हैं, अर्थात्, ऐसे व्यक्ति जो पहले से ही कंपनी में हैं और जो पदों को बदलना चाहते हैं, वे भी समीकरण में प्रवेश कर सकते हैं;
* पदों को परिभाषित करें : नौकरी के विवरण में, आवश्यक सीमाएं निर्धारित की जाती हैं ताकि उम्मीदवारों का मूल्यांकन क्रमबद्ध तरीके से हो और दोनों पक्षों में से कोई भी समय के नुकसान के बिना। कार्यों की सटीक परिभाषा उन कर्मचारियों के लिए भी काम करती है जो चढ़ना चाहते हैं, क्योंकि यह उन्हें उद्देश्यों की एक श्रृंखला स्थापित करने की अनुमति देता है;
* प्रशासन का संदर्भ : विशेष रूप से ताकि नए नेता जिम्मेदारी की विशालता और डिग्री को समझें जो उनसे अपेक्षित है।कई सामान्य गलतियाँ हैं जो कंपनियां नौकरी का विवरण बनाते समय करती हैं। सबसे आम में से एक आंतरिक शब्दावली का उपयोग करना है, कुछ ऐसा जो हमें हर तरह से बचना चाहिए, क्योंकि बाहरी उम्मीदवारों से इसे समझने की उम्मीद करना बेतुका है; पाठ जितना व्यापक और तटस्थ होगा, लोगों की अधिक विविधता को प्रस्तुत किया जाएगा।
एक और बहुत ही सामान्य त्रुटि तब होती है जब विवरण केवल एक व्यक्ति द्वारा किया जाता है, खासकर अगर इसकी उपयुक्त भूमिका नहीं होती है; यह स्थिति के सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को व्यक्त करने के लिए कई विभागों, विशेष रूप से मानव संसाधनों का एक सहयोग होना चाहिए।
शायद सभी त्रुटियों में सबसे गंभीर यथार्थवाद की कमी है, जिसका प्रतिनिधित्व तब किया जाता है जब नौकरी विवरण एक "अलौकिक" को परिभाषित करता है, किसी को सभी आदर्श कौशल के साथ असफलताओं के बिना अपना काम विकसित करने के लिए, सभी संभव ज्ञान के साथ, एक प्रतिष्ठित कंपनियों में व्यापक अनुभव और अनुभव। वे लोग हमारे दरवाजे पर दस्तक नहीं देंगे, अगर वे मौजूद हैं; और अगर वे करते हैं, तो हमें गंभीरता से खुद से पूछना चाहिए कि वे बिना काम के क्यों हैं?