सहायक की अवधारणा, जो लैटिन शब्द ऑक्सिलैरिस से निकलती है, का उपयोग उस व्यक्ति या चीज को योग्य बनाने के लिए किया जाता है जो सहायता या किसी प्रकार की सहायता प्रदान करता है । दूसरी ओर, प्रशासनिक, प्रशासन से संबंधित है (लक्ष्य तक पहुंचने के लिए संसाधनों को व्यवस्थित या व्यवस्थित करने का कार्य) से संबंधित है।
प्रशासनिक सहायक की धारणा एक स्थिति या नौकरी की स्थिति को संदर्भित करती है जो ज्यादातर कंपनियों में मौजूद है। प्रशासनिक सहायक के पास कंपनी के प्रशासन की विभिन्न गतिविधियों को विकसित करने का कार्य है ।
प्रशासनिक सहायक विशिष्ट कार्यालयीय कार्य करते हैं: दस्तावेजों को संग्रह करना, कागजी कार्रवाई करना, कार्यसूची का प्रबंधन करना आदि। आमतौर पर ये लोग एक श्रेष्ठ श्रेणी के व्यक्ति की सेवा में होते हैं, जिससे उसे अपने कार्यों को पूरा करने में मदद मिलती है।
एक कंपनी के प्रबंधक, उदाहरण के लिए, प्रशासनिक सहायक से अंतिम सेमेस्टर में किए गए खरीद के सभी चालानों को इकट्ठा करने के लिए खर्चों, बल और अन्य डेटा की गारंटी का विश्लेषण कर सकते हैं। दूसरी ओर, प्रशासनिक सहायक को उन ग्राहकों से संवाद करने का अनुरोध किया जा सकता है जो एक कलेक्टर के पास भुगतान को वापस लेने के समय फर्म के साथ एक ऋण रजिस्टर कर सकते हैं।
एक प्रशासनिक सहायक को ग्राहक सेवा और आपूर्तिकर्ताओं, विपणन, वाणिज्यिक तकनीकों, गुणवत्ता मानकों, प्रोटोकॉल, मानव संबंधों, प्रलेखन और सूचना प्रौद्योगिकी सहित अन्य विषयों के बारे में ज्ञान होना चाहिए। प्रशासनिक सहायक के पास जितना अधिक ज्ञान होगा, वह अपने काम को बेहतर ढंग से विकसित कर सकता है और संगठन की आंतरिक संरचना में उसे अधिक संभावनाएं विकसित करनी होंगी।
हालांकि कभी-कभी इस नौकरी को समाज से बहुत सम्मान नहीं मिलता है, क्योंकि यह उच्च श्रेणीबद्ध स्तर पर नहीं है, इसलिए यह जोर देना आवश्यक है कि प्रशासनिक सहायकों के लिए कार्यालय ठीक से और कुशलता से काम नहीं कर सकते । रोज़ाना किए जाने वाले कार्यों की व्यापक और विविध संख्या को उनके महत्व की सराहना करने के लिए एक साथ माना जाना चाहिए।
तो मौलिक एक कंपनी में प्रशासनिक सहायक की उपस्थिति है जिसका काम सूचना के उपयोग और प्रशासनिक प्रणालियों के कामकाज पर काफी हद तक निर्भर करता है। आइए नीचे दिए गए विवरणों में इसके कुछ महत्वपूर्ण कार्यों को देखें:
* प्रशासनिक सहायता : यह दस्तावेजों की फोटोकॉपी करने, संग्रह करने, डिजिटल माध्यमों से संदेश भेजने, टेलीफोन सहायता, इनपुट प्रबंधन और आने वाले संदेशों के पंजीकरण के माध्यम से किया जाता है। इन विशिष्ट कार्यों के अलावा, टेलीफोन एक्सचेंज के कर्मचारियों और जब वे अनुपस्थित होते हैं तो रिसेप्शन को बदलना असामान्य नहीं है;* पत्राचार प्रबंधन : हालांकि पिछले दशकों में इंटरनेट के अधिक भीड़ के कारण भौतिक पत्राचार की मात्रा में काफी कमी आई है, कंपनियां पैकेज भेजना और प्राप्त करना जारी रखती हैं, और प्रशासनिक सहायक का काम अपने गंतव्य तक पहुंचने के लिए सब कुछ महत्वपूर्ण है;
* फ़ाइल का प्रबंधन : यह बिंदु भ्रम को जन्म दे सकता है, क्योंकि बड़ी कंपनियों में आमतौर पर फ़ाइल के प्रशासन के लिए एक विशिष्ट स्थिति मौजूद होती है । हालांकि, जब दस्तावेजों की मात्रा इतनी बड़ी नहीं होती है, तो प्रशासनिक सहायक बाद में उपयोग के लिए आदेश देने और उन्हें संग्रहीत करने का प्रभार ले सकते हैं;
* कर्मियों का नियंत्रण : इस क्षेत्र में उनके कार्यों के बीच अनुपस्थितियों, घंटों काम, दिनों के अधिकारों और दावों का रिकॉर्ड है;
* ग्रंथों का प्रतिलेखन : यह आपको कंप्यूटर पर एक मसौदा पारित करने या एक रिकॉर्डिंग को स्थानांतरित करने के लिए कहने के लिए आम है;
* लेखांकन : जैसे कि उपरोक्त सभी पर्याप्त नहीं थे, कुछ प्रशासनिक सहायकों का दायित्व है कि वे इनवॉइस की तैयारी और वेतन की गणना, सामाजिक सुरक्षा में योगदान, करों की कटौती और लागत जैसे कार्यों को करने के लिए आदेश।