फ़ाइल लैटिन द्वीपसमूह से आती है, हालांकि इसका सबसे दूरस्थ मूल ग्रीक भाषा में है और इसका अनुवाद "मजिस्ट्रेट के निवास" के रूप में किया जा सकता है। इस शब्द का उपयोग दस्तावेजों के निर्धारित सेट को नाम देने के लिए किया जाता है कि एक समाज, एक संस्था या व्यक्ति अपनी गतिविधियों और कार्यों के ढांचे के भीतर विकसित होता है।
उदाहरण के लिए: "मुझे याद नहीं है कि जब हमने अनुबंध पर हस्ताक्षर किए थे: मैं इसकी पुष्टि करने के लिए फ़ाइल का उपयोग करने जा रहा हूं", "मेरा एक निष्कलंक कैरियर है, आपको बस फ़ाइल में जाना है और इसे अपने लिए जांचना है", "इस पत्रकार को फ़ाइल को अधिक रखने के लिए पहचाना जाता है" उरुग्वे सिनेमा के बारे में महत्वपूर्ण । "
किसी संगठन के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज रखे जाने वाले स्थान को फ़ाइल के नाम से भी जाना जाता है: "राष्ट्र का सामान्य पुरालेख हजारों ग्रंथों को संरक्षित करता है जो राष्ट्रीय इतिहास का एक मूल्यवान प्रमाण है", "आप पुरालेख में अधिक जानकारी पा सकते हैं कांग्रेस ", " थिएटर के संग्रह में एक आग सबसे प्रसिद्ध कार्यों की मूल लिपियों को नष्ट कर देती है " ।
कई दशक पहले, अभिलेखागार विशेष रूप से भौतिक थे, क्योंकि उन्हें डिजिटल रूप से संग्रहीत करने के लिए आवश्यक तकनीक नहीं थी; इससे पहले कि कंपनियां डेटाबेस में अपने दस्तावेजों को दर्ज करना शुरू करती हैं, उनके पास उच्च अलमारियों से भरे हुए विशाल गोदाम थे, जिसमें बक्से और फ़ोल्डर्स रखे गए थे, जो समय बीतने के बिगड़ने के खिलाफ बेकार संघर्ष कर रहे थे।
डिजिटलीकरण की इस प्रक्रिया के दौरान, कई कंपनियों ने पाया कि नमी की कार्रवाई के कारण उन्होंने अपनी फाइलों का कुछ हिस्सा खो दिया है, जो कि पदार्थ का अपघटन पैदा करता है जो तब कवक द्वारा आबादी और कीटों द्वारा भस्म हो जाता है। दूसरी ओर, उपयोग की जाने वाली स्याही के प्रकार के आधार पर, कुछ पुराने दस्तावेज़ तीखेपन का नुकसान दिखा सकते हैं, व्यावहारिक रूप से अवैध होने के बिंदु तक।
यह ध्यान देने योग्य है कि, विभिन्न कारणों से, कुछ पुस्तकों और दस्तावेजों को डिजिटल संस्करण से बदलने के लिए नहीं छोड़ा जा सकता है, क्योंकि उनके पास एक ऐतिहासिक मूल्य है जो भौतिक प्रारूप में उनके संरक्षण की आवश्यकता है। हालाँकि, इसकी सामग्री को एक कंप्यूटर के पास, साथ ही इसकी स्कैनिंग को तीन आयामों में कल्पना की जा सकती है, जो इसकी गिरावट को कम करने के लिए आदर्श हैं और लोगों को उनकी इच्छा के अनुसार कई बार इसकी समीक्षा और निरीक्षण करने की अनुमति देते हैं।
दाखिल करने की कार्रवाई और प्रभाव (दस्तावेजों को सहेजना, किसी मामले को समाप्त करना) एक फाइल के रूप में उल्लेख किया जा सकता है: "सचिव ने पहले ही दस्तावेज जमा कर दिया है, इसलिए मैं इसे दर्ज करने के लिए आगे बढ़ूंगा", "पीड़ित परिवार अदालत के रूप में उग्र है। केस फाइल का आदेश दिया । "
सूचना प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में, एक फ़ाइल डिजिटल जानकारी का एक सेट है जिसे कंप्यूटर या किसी अन्य प्रकार के उपकरण में संग्रहीत किया जा सकता है: "कृपया, जब तक मैंने इसे प्राप्त नहीं किया तब तक मुझे रूबेन से ईमेल द्वारा फाइल भेजने के लिए कहें।", "यह एक बहुत भारी फाइल है: इसे डाउनलोड करने में लंबा समय लगने वाला है । "
प्रत्येक प्रकार की सामग्री के लिए आमतौर पर एक अलग प्रकार की फ़ाइल की आवश्यकता होती है, जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप होती है: एक पाठ को उसी तरह संग्रहीत नहीं किया जाता है जैसे कि एक छवि या वीडियो। हालांकि, प्रत्येक वर्ग के भीतर भी अलग-अलग विकल्प होते हैं, जो आमतौर पर डिस्क पर कब्जा करने वाले स्थान को प्रभावित करते हैं ; यह इस तथ्य के कारण है कि कंप्यूटर विज्ञान किसी कार्य को करने के लिए उतने ही विकल्प प्रदान करता है जितना कि मनुष्य के पास विचार होते हैं, और हर बार जानकारी को अधिक कुशलता से सहेजने और लोड करने के लिए एक विधि, फाइलों का आकार कम हो जाता है।
दूसरी ओर, फ़ाइलों को कंप्रेस करने में सक्षम उपकरण हैं; WinRAR, WinZIP और 7-ZIP सबसे प्रसिद्ध हैं। इसकी मदद से कुछ दस्तावेजों के आकार को काफी कम करना संभव है, हालांकि कुछ मामलों में, जैसे कि उच्च परिभाषा वाले वीडियो और चित्र जो पहले से ही अनुकूलित किए गए हैं, वे बहुत प्रभावी नहीं हैं।