एक्टा एक आधिकारिक दस्तावेज प्राप्त करने वाला नाम है, जहां एक निश्चित घटना प्रमाणित होती है। दूसरी ओर, पुलिस एक विशेषण है जो पुलिस ( राज्य का एक सुरक्षा निकाय) से जुड़ा हुआ है।
मान लीजिए कि एक एजेंट एक आदमी को रोकता है जब वह देखता है कि वह स्पष्ट चोरी के साथ कार की खिड़की को तोड़ता है। पुलिस रिकॉर्ड लिखते समय, अधिकारी लेखन से शुरू होता है:"सैन माटेओ शहर में, दो हजार और पंद्रह साल के अगस्त के बारहवें दिन अठारह घंटे, अधोहस्ताक्षरी, डिप्टी कमिश्नर जुआन लोपेज़ गुतिरेज़, एक पुरुष व्यक्ति को एक पत्थर से कार की सामने की बाईं खिड़की को पीटते हुए देखता है। रेनॉल्ट मॉडल क्लियो पेटेंट 561803ADE, कांच के टूटने का कारण बना और उद्घाटन के माध्यम से अपने शरीर को पेश किया ... " ।
जैसा कि पिछले उदाहरण में देखा जा सकता है, पुलिस रिकॉर्ड की संरचना कुछ विशेष संसाधनों को प्रस्तुत करती है, जो साहित्य में उपयोग नहीं किए जाते हैं, यह देखते हुए कि इस मामले में सटीकता सर्वोच्च प्राथमिकता है, और पाठ की सुंदरता कोई फर्क नहीं पड़ता। जबकि कथा साहित्य के लेखक अक्सर पाठकों की कल्पना को जन्म देते हैं, कुछ विशेष डेटा का उल्लेख करने से बचते हैं, इस प्रकार का एक दस्तावेज उसमें वर्णित स्थिति के सभी ज्ञात विवरणों को दर्ज करने का प्रयास करता है।
दूसरी ओर, यह जोर देना महत्वपूर्ण है कि पुलिस रिकॉर्ड की सटीकता किसी भी तरीके से सीमित नहीं होती है जिसके द्वारा एक एजेंट जानकारी इकट्ठा करता है। इस दस्तावेज़ के विकास की ओर ले जाने वाली जांच की प्रक्रिया बहुत कठिन हो सकती है, और इसके लिए धैर्य, अंतर्ज्ञान और अनुभव के संयोजन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, हमेशा अपराध में शामिल लोग बयान देने के लिए तैयार नहीं होते हैं, या खुद को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के लिए आवश्यक भाषाई संसाधन नहीं होते हैं; इन और अन्य कठिनाइयों का सामना करते हुए, पुलिस को दृश्य को फिर से संगठित करने का सबसे अच्छा तरीका अनुकूल होना चाहिए।