लैटिन लिबर से, एक किताब कागज की शीट या अन्य सामग्री का एक सेट है जो बाध्यकारी के माध्यम से एक मात्रा बनाती है । एक पुस्तक, सामान्य रूप से, 50 या अधिक पृष्ठ होते हैं और एक साहित्यिक, वैज्ञानिक या अन्य काम को दबा देते हैं।
लेखांकन में, पुस्तकें दस्तावेज हैं जहां व्यवसाय संचालन दर्ज किए जाते हैं या किसी संगठन के धन आंदोलन होते हैं।
दूसरी ओर, अधिक विशेषण, की दो मुख्य व्याख्याएं हो सकती हैं: यदि इसका उपयोग तुलनात्मक के रूप में किया जाता है, तो यह एक जीवित प्राणी या वस्तु का वर्णन करने का कार्य करता है, यह दर्शाता है कि इसकी आयु, इसकी प्रासंगिकता या इसका आकार किसी अन्य विषय की तुलना में अधिक है; दूसरी ओर, यदि इसे एक अतिशयोक्ति के रूप में उपयोग किया जाता है, तो यह इंगित करता है कि यह जिस संज्ञा को संशोधित करता है वह सबसे पुरानी, सबसे अधिक प्रासंगिक या सबसे बड़ी शारीरिक रूप से अन्य संभावनाओं के बीच है, जैसे कि मुख्य ।
यह हमें खाता बही की परिभाषा पर पहुंचने की अनुमति देता है, जो कि एक ऐसी पुस्तक है जहां एक व्यापारी रिकॉर्ड करता है, अवश्य और तारीखों के एक क्रम के अनुसार, सभी चालू खाते जिनके नाम खुले हैं, व्यक्तियों या वस्तुओं के साथ।
खाता बही प्रत्येक खाते के लिए एक पृष्ठ प्रस्तुत करता है। पृष्ठों को पाँच स्तंभों में विभाजित किया गया है: दिनांक, संकल्पना, अवश्य, क्रेडिट और शेष । पुस्तक में एक टिप्पणी निम्नलिखित हो सकती है:
खाता: बैंक
दिनांक: 04/06/2005
अवधारणा: मशीनरी के लिए ऋण की 3/5 किस्त का भुगतान
MUST: $ 2, 380.50 (दो हजार तीन सौ अस्सी पेसो और पचास सेंट)
है: -
BALANCE: - $ 6, 082.35 (शून्य से छः हज़ार अड़सठ पैसो और पैंतीस सेंट)
इस रिकॉर्ड को सामान्य खाता बही के रूप में जाना जाता है क्योंकि इसमें उप-गणनाओं के सभी आंदोलनों को शामिल किया गया है । प्रत्येक खाते, इसलिए, कई उप-खातों को समूहित करता है। उदाहरण के लिए: ग्राहक खाता सभी ग्राहक उप-खातों की गतिविधियों को दिखाएगा, बैंक खाते बैंकिंग संस्थानों आदि के साथ ही करेंगे।
कंपनियां प्रत्येक ऑपरेशन के विवरणों को संग्रहीत करने के लिए सामान्य लेन-देन का उपयोग करती हैं, जो प्रत्येक लेनदेन को कालानुक्रमिक रूप से रिकॉर्ड करती हैं और इसे क्रेडिट या डेबिट के रूप में उपयुक्त रूप में नामित करती हैं। सभी वित्तीय लेनदेन सामान्य खाता बही के माध्यम से प्रवाहित होते हैं, जिसका उपयोग विभिन्न रिपोर्ट, जैसे आय विवरण, लाभ और हानि विवरण और बैलेंस शीट प्राप्त करने के लिए भी किया जाता है।
एक बहीखाता बनाते समय, मूल रूप से दो संभावित तरीके हैं: विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए कई कार्यक्रमों में से एक को प्राप्त करने के लिए या एक्सेल जैसे हमारे पसंदीदा स्प्रेडशीट प्रोग्राम का लाभ उठाने के लिए, और इसे हाथ से करें।
एक्सेल में एक खाता बनाने के लिए कदम
अगला, हम एक साधारण लेज़र मॉडल प्रस्तुत करते हैं, जिसे हम कुछ मिनटों में बना सकते हैं। एक बार जब हमने एक्सेल खोल लिया, तो हमें करना चाहिए:
1) कोशिकाओं A1, B1, C1 और D1 में, क्रमशः "प्रविष्टि की तिथि", "खाता नाम", "डेबिट / क्रेडिट" और "मात्रा" लिखें।
2) इन क्षेत्रों में वित्तीय लेनदेन शुरू करें। कंप्यूटर इनपुट की खरीद के उदाहरण के रूप में लेते हुए, हमें यह इंगित करने के लिए कि C2 में दिनांक, "कंप्यूटर इनपुट" को खाता नाम, "D" के रूप में निर्दिष्ट करना चाहिए, यह इंगित करने के लिए कि यह एक डेबिट और D2 में राशि है। यह ध्यान देने योग्य है कि, हालांकि सभी स्प्रेडशीट कार्यक्रम आपको कई मानदंडों (जैसे तारीख तक) द्वारा रिकॉर्ड सॉर्ट करने की अनुमति देते हैं, संभावित भ्रम से बचने के लिए, कालानुक्रमिक क्रम में सीधे प्रवेश करना उचित है;
3) "इन्सर्ट" पर क्लिक करें, उसके बाद "डायनेमिक टेबल" (यह एक्सेल के संस्करण के आधार पर थोड़ा भिन्न हो सकता है);
4) बाएं माउस बटन को पकड़कर, सेल बी 1 से शुरू होने वाली सभी पंक्तियों का चयन करना और स्तंभ डी के अंतिम सेल के साथ समाप्त होना जो हमने पूरा कर लिया है;
5) "अगला", "नई वर्कशीट" और "समाप्त" पर क्लिक करें;
6) "लाइन" फ़ील्ड को पूरा करने के लिए, बाईं माउस बटन के साथ "खाता नाम" फ़ील्ड पर क्लिक करें और इसे संबंधित टेक्स्ट बॉक्स पर खींचें;
7) पिछले बिंदु के समान, क्रमशः "डेबिट / क्रेडिट" और "राशि" को "कॉलम" और "डेटा" पर खींचें;
8) टूलबार में, "डायनेमिक टेबल" और "टेबल विकल्प" पर क्लिक करें;
9) "सामान्य पंक्ति योग" बॉक्स को अनचेक करें और प्रक्रिया को समाप्त करने के लिए ओके पर क्लिक करें।