ऑफिस ऑटोमेशन शर्तों कार्यालय और सूचना प्रौद्योगिकी से बना एक संक्षिप्त रूप है। इसलिए, यह अवधारणा संचार और प्रक्रियाओं के स्वचालन को संदर्भित करती है जो एक कार्यालय में होती है ।
कार्यालय स्वचालन को हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के संयोजन से संभव बनाया गया है जो आपको दैनिक कार्यों को करने और अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यालय में आवश्यक जानकारी को डिजिटल रूप से बनाने, हेरफेर करने, संग्रहीत करने और प्रसारित करने की अनुमति देता है।
उदाहरण के लिए: ऑफिस ऑटोमेशन एक क्लर्क को स्प्रेडशीट का उपयोग करके डिजिटल फाइल में आपकी कंपनी की शेष राशि लेने की अनुमति देता है जो ऑपरेशन की सुविधा देता है। इस फाइल को कंप्यूटर पर रखा जा सकता है, प्रिंट किया जा सकता है या इंटरनेट पर भेजा जा सकता है।
कार्यालय संरचना में आमतौर पर कंप्यूटर और बाह्य उपकरणों (जैसे प्रिंटर और स्कैनर) होते हैं, जो एक स्थानीय क्षेत्र नेटवर्क से जुड़े होते हैं और वेब से भी जुड़ाव रखते हैं। टेलीफोन और फैक्स मशीन भी कार्यालय का हिस्सा हैं।
कार्यालय स्वचालन का लक्ष्य, संक्षेप में, कार्यालय के सामान्य कार्यों का स्वचालन और अनुकूलन है। कई गतिविधियां जो पहले मैन्युअल रूप से की जाती थीं, जैसे संचार के लेखन, अब तकनीक के लिए धन्यवाद। कार्यालय स्वचालन समय बचाता है और इसलिए, कार्यालयों की लाभप्रदता बढ़ाता है।
यह कार्यालय सूट के रूप में जाना जाता है, अंत में, कंप्यूटर प्रोग्राम के संग्रह के लिए जो आमतौर पर कार्यालयों में उपयोग किया जाता है। इन सुइट्स में आमतौर पर वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट, डेटाबेस मैनेजमेंट, ईमेल क्लाइंट, कैलेंडर और स्लाइड या स्लाइड मैनेजर शामिल होते हैं।