एक बैलेंस शीट एक वित्तीय साधन है जिसका उपयोग खातों की कुल डेबिट और क्रेडिट की सूची देखने के लिए किया जाता है, साथ ही उनमें से प्रत्येक (या तो देनदार या लेनदार) के संतुलन के साथ। इस तरह, यह एक वित्तीय विवरण के मूल सारांश को स्थापित करने की अनुमति देता है।
हालांकि, हमें इस बात पर जोर देना चाहिए कि किसी भी कंपनी के लेखांकन और वित्तीय प्रबंधन के दायरे में उपरोक्त सत्यापन के अलावा, शेष राशि की एक और श्रृंखला का होना आवश्यक है। विशेष रूप से, बैलेंस शीट, लाभ और हानि या संक्षिप्त की तैयारी को भी पूरा करना चाहिए।
इन तीन नई बैलेंस शीटों में से पहला, आर्थिक स्थिति के हर समय दिखाने के स्पष्ट उद्देश्य के साथ एक है, जिस पर कंपनी विचाराधीन है। दूसरा, जैसा कि इसके स्वयं के नाम से संकेत मिलता है, वह वह है जो ज्ञात है कि इसके नुकसान या लाभ हैं। और अंत में, संक्षिप्त, जो एक एसएमई (लघु और मध्यम व्यापार) के उल्लिखित नुकसान और मुनाफे को प्रस्तुत करता है।
परीक्षण संतुलन एक निश्चित अवधि में किसी कंपनी या संगठन के लेखांकन को दर्शाता है। इसलिए, यह शेष वार्षिक खातों को तैयार करते समय एक आधार के रूप में कार्य करता है।
परीक्षण संतुलन यह भी पुष्टि करता है कि कंपनी का लेखा-जोखा अच्छी तरह से व्यवस्थित है। यह संभव है कि रकम और संतुलन का संतुलन सही हो और फिर भी, इसमें दोषपूर्ण लेखांकन शामिल हो । यह मामला होगा, उदाहरण के लिए, किसी ऐसे व्यक्ति का जिसने एक प्रदाता को भुगतान किया है लेकिन उस भुगतान को दूसरे को लिखा है। शेष संख्याओं से सही होगा, लेकिन व्यवहार में नहीं।
उपरोक्त सभी के अलावा, हम इस तथ्य को अनदेखा नहीं कर सकते हैं कि प्रत्येक बैलेंस शीट में एक स्पष्ट, संक्षिप्त और आसानी से समझने योग्य संरचना होनी चाहिए। इस प्रकार, यह स्थापित किया गया है कि हमेशा इसकी स्पष्टता के लिए निम्नलिखित खंड होने चाहिए: खाता, रकम होना चाहिए, रकम होना चाहिए, संतुलन होना चाहिए और संतुलन होना चाहिए।
इसके अलावा, एक बार जब आप इन सभी तत्वों को ध्यान में रखते हैं, जो कि हम जिस संतुलन के साथ काम कर रहे हैं, उसे संरचना प्रदान करते हैं, तो हमें इसके विस्तार के लिए आगे बढ़ना चाहिए, जिसमें मूल रूप से दो चरण होते हैं: एनोटेशन के प्रत्येक खाते के लिए सभी रकमों की प्राप्ति, दोनों कर्तव्य और क्रेडिट के उन, और दो के रूप में अच्छी तरह से उल्लेख वर्गों के लिए इसी संतुलन हासिल करते हैं।
यह कहना है, सत्यापन की शेष राशि का विस्तार प्रत्येक खाते के एनोटेशन के योगों की प्राप्ति के साथ शुरू होता है, जितना डेबिट में उतना ही अधिक है। अगले चरण में, आपको प्रत्येक खाते (डेबिट और क्रेडिट के बीच का अंतर) का संतुलन मिलता है। अंत में, प्राप्त रकम और शेष राशि को बैलेंस शीट में स्थानांतरित कर दिया जाता है ।
सामान्य तौर पर, ट्रायल बैलेंस नियोक्ता के लिए एक स्वैच्छिक दस्तावेज होता है, हालांकि यह बाद के लिए उचित होता है कि वार्षिक खातों की तैयारी तक त्रुटियों को ले जाने की आवश्यकता के बिना उनकी कंपनी की वित्तीय स्थिति को ठीक से जानने में सक्षम हो।